Telkomtelstra: Penyelarasan Struktur Organisasi Sebagai Kunci Keberhasilan Transformasi Digital

Telko.id – Era digital mengubah cara bisnis, sektor industri dan sektor publik dalam memberikan layanan. Seiring dengan kecanggihan teknologi dan kekuatan ekonomi saat ini mempengaruhi keputusan konsumen dalam membeli produk, dimana mereka berharap mendapatkan tanggapan dan pelayanan cepat dari perusahaan.

Oleh karena itu, transformasi digital tidak lagi hanya merupakan suatu pilihan, namun sudah harus menjadi bagian dari strategi utama perusahaan. Dalam rangka memenuhi tuntutan konsumen dan industri, perusahaan perlu bersikap bijak dalam menyelaraskan struktur organisasi, operasi bisnis dan keuangan, data dan informasi, serta budaya perusahaan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang terkait transformasi digital.

Penerapan struktur organisasi untuk setiap perusahaan berbeda antara satu dengan lainnya, hal ini bergantung pada beberapa hal, seperti faktor budaya perusahaan, model dan latar belakang produk/bisnis yang dijalankan, serta tata kelola/peraturan perusahaan. The International Data Cooperation (IDC) menyarankan beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan dalam menerapkan transformasi digital, seperti Penilaian (untuk mengukur kesiapan), Strategi Visi Perusahaan dan Inisiatif (tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan), Tim Konsultasi Khusus (siapa yang akan menjalankan perencanaan), dan Model Organisasi (bagaimana caranya mencapai tujuan).

IDC juga mendefinisikan “transformasi digital” sebagai suatu proses berkelanjutan. Berdasarkan survei IDC yang melibatkan 1.000 perusahaan papan atas di Asia, termasuk Indonesia, pada tahun 2017, 60% perusahaan menjadikan transformasi digital sebagai bagian dari strategi utama bisnis, sementara itu 57% diantaranya telah mengalokasikan dana untuk penerapan transformasi digital. Proses transformasi ini akan menggabungkan penerapan teknologi digital, bisnis secara umum, serta keterlibatan pelanggan.

Implementasi transformasi digital akan memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi di lingkungan bisnis masa kini, selain itu juga dapat mendorong perubahan di kalangan konsumen. Transformasi digital yang sukses akan memperkaya pengalaman konsumen, dan juga meningkatkan efisiensi operasional, dan produktivitas perusahaan.

Oleh karena itu, 46% dari perusahaan yang disurvei berpendapat bahwa transformasi digital memiliki peran besar dalam membantu mereka untuk bersaing di tengah kompetisi yang ketat, dan 22% di antaranya mengatakan bahwa transformasi digital membantu mereka dalam memperoleh pangsa pasar yang lebih besar.

“Tentu saja ada sejumlah tantangan bagi perusahaan dalam proses penerapan transformasi digital, seperti minimnya pemahaman mengenai pentingnya penerapan struktur organisasi yang tepat, serta pendekatan dan perencanaan terbaik dalam memulai tranformasi digital,” ungkap Agus F Abdillah, Chief Product and Synergy Officer telkomtelstra.

“Merujuk pada pelaksanaan workshop perdana Digital Transformation (DiTA) telkomtelstra, kami memperoleh data bahwa 56% perusahaan mengemukakan bahwa keterbatasan keterampilan dan pengalaman menjadi hambatan terbesar mereka dalam proses mengadopsi transformasi digital. Selain itu, sebanyak 44% tantangan lainnya berasal dari pengeluaran dana untuk infrastruktur konvensional yang telah diadopsi sebelumnya, solusi platform konvensional serta kurangnya kolaborasi dan integrasi antara fungsi TIK perusahaan dengan fungsi bisnis utama perusahaan di dalam organisasi tersebut.”

Untuk mengatasi tantangan tersebut, diperlukan lebih dari sekedar strategi digital yang solid. Perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal, seperti: Pentingnya perubahan, kecanggihan teknis dan teknologi digital yang dimiliki perusahaan, nilai investasi untuk teknologi dan perangkatnya, pengetahuan dasar dan kemampuan digital, kesiapan proses dan sistem bisnis dalam mendukung teknologi digital, serta budaya perusahaan yang cenderung mendukung atau menghambat transformasi dan kemampuan perusahaan untuk menarik dan mempertahankan para talenta terbaik.

Oleh sebab itu, menurut studi IDC mengenai Pengaturan Transfomasi Digital, dalam menentukan struktur organisasi yang tepat, sebuah perusahaan harus memperhatikan sejumlah hal berikut:

1. Speed time to market (Kecepatan untuk menggapai potensi pasar), dimana perusahaan perlu memilih struktur organisasi yang mampu meminimalisir hambatan: dan fokus pada potensi untuk maju.
2. Harvest internal ideas (Memaksimalkan munculnya ide dari internal perusahaan), dimana perusahaan mampu menerapkan struktur organisasi yang bisa berfungsi sebagai “lab ide” untuk mendapatkan gagasan-gagasan terkait strategi perusahaan yang relevan.
3. Encourage innovation in non-innovative organizations (Meningkatkan munculnya inovasi di dalam organisasi yang non-inovatif), dimana perusahaan perlu membentuk sebuah struktur yang memungkinkan karyawan mengambil resiko tanpa perlu takut mengalami kegagalan dalam berinovasi.
4. Find and adopt external innovation (Kemampuan mengadaptasi dan mengadopsi inovasi eksternal)
5. Improve adaptability to changing conditions (Meningkatkan kemampuan beradaptasi untuk mengubah kondisi), dimana struktur kerja yang mengandalkan kekompakan tim akan mengungguli sistem kelompok hierarki dalam lingkungan tersebut.
6. Achieve rapid scale (Mencapai target dengan cepat). Bisnis rintisan yang menerapkan model bisnis dan pengaturan sumber daya yang modern dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi pendekatan serupa.
7. Create lean, agile machines (Membentuk mesin yang ramping dan lincah). Inti utama dari sebuah Transformasi Digital ialah transformasi perusahaan untuk berpikir dan bekerja dengan cara yang berbeda, lebih lihai, dan berfokus pada kepuasan pelanggan.

Berdasarkan studi IDC mengenai Pengaturan Transformasi Digital, sebuah perusahaan yang sedang menjalankan proses transformasi digital, dapat mempertimbangkan sejumlah model bisnis, seperti:

1. Model organisasi yang berorientasi pada kerja sama tim dengan karakteristik anggotanya yang mampu mengatur kinerja secara independen, sistem kerja lintas fungsi, bergerak cepat, dan responsif.
2. Model layanan digital bersama, yang dikembangkan oleh tim khusus akan bekerja tanpa adanya interupsi, dukungan langsung terhadap unit bisnis, dan memperkuat aset digital perusahaan.
3. Model perusahaan dengan modal ventura dimana investasi menjadi fokus, yang pada umumnya memberikan hasil inovasi dari sisi teknologi, ide, dan model bisnis yang membawa suasana baru bagi perusahaan.
4. Model lab yang mendorong terbentuknya inovasi dan eksperimen, dimana dalam waktu yang sama juga menyediakan “ruang baru” bagi ide baru dan eksplorasi talenta.
5. Model inkubator atau akselerator yang berperan dalam mengembangkan dan memanfaatkan ide dari karyawan, partner, dan konsumen, berinvestasi pada perusahaan rintisan yang memiliki teknologi, kemampuan sumber daya manusia, dan model bisnis yang mumpuni.
6. Model start-up internal yang berfokus pada pengembangan lini produk yang ada dengan meniru kualitas pelaksanaan bisnis perusahaan rintisan yang independen.
7. Model Springboard CEO (Centre of Excellence) yang mempercepat adopsi praktik bisnis baru, kemampuan untuk mendapatkan manfaat yang lebih besar untuk L3D seperti misalnya; mendorong inovasi, mengintegrasikan sistem baru, dan menggabungkan inovasi.
8. Model exo-organisasi, yang menitik beratkan pada efisiensi modal konvensional, namun mengandalkan ide inovatif dan dukungan pekerja lepas dari pihak eksternal.

Sebagai kesimpulan, organisasi merupakan wadah yang penting bagi perusahaan dalam mengimplementasikan transformasi digital. Oleh karena itu, adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan yang sedang dalam proses transformasi bisnis digital untuk secara teliti mengambil keputusan dalam mengoptimalkan struktur organisasi perusahaannya, yang melibatkan pengaturan karyawan, kerjasama antar-pemerintah, kinerja sistem manajemen, dan kompensasi karyawan.

Prinsip-prinsip utama yang harus dipegang untuk meraih kesuksesan dalam mengoptimalkan struktur organisasi diantaranya ialah:

1. Masukan konstruktif untuk mendorong tercapainya keunggulan dan pertumbuhan dalam menyeimbangkan antara kinerja tim IT dan tim bisinis, fokus pada keputusan penting, dan mengutamakan ulasan dari sesama rekan kerja.
2. Kebersamaan: berevolusi dari penilaian dengan sudut pandang manajerial ketika melakukan kompromi untuk perusahaan menjadi perspektif kepemimpinan yang menyediakan solusi yang menguntungkan semua pihak dengan hasil yang maksimal.
3. Pemberdayaan: pengaturan karyawan berdasarkan hasil akhir kinerja yang maksimal sekaligus memberikan mereka waktu untuk mencari tahu cara menggapai kinerja yang optimal tersebut.
4. Kerja sama antar tim yang mudah dan efektif untuk memastikan pembagian informasi dan sumber daya yang merata dalam mencapai tujuan bersama.

Pada akhirnya, sebuah perusahaan harus memastikan pendekatan digital yang tepat, yang dapat dicapai melalui cara-cara sebagai berikut:

1. Memahami karakter pemangku kepentingan utama perusahaan.
2. Membentuk tim khusus transformasi digital.
3. Menerapkan peta jalan transformasi digital, yang secara jelas menetapkan KPI dan tujuan yang relevan sejak dimulainya transformasi.
4. Komunikasi yang jelas terkait KPI dan inisiatif transformasi digital yang relevan di dalam organisasi.
5. Menumbuhkan budaya perusahaan yang mengedepankan “integrasi, inovasi, dan kerja sama”
6. Proses perbaikan yang tidak pernah berhenti, dimana setiap unit bisnis dalam perusahaan harus memahami proses yang terjadi dan secara konsisten melakukan evaluasi, sehingga peningkatan dan inovasi secara terus menerus dapat tercapai untuk memastikan kemampuan adaptasi perusahaan dalam bisnis.

Agus F Abdillah – Chief Product and Synergy Officer telkomtelstra