Telko.id – Paspor menjadi dokumen utama ketika melakukan perjalanan internasional. Kendati demikian, seseorang yang mengajukan paspor selalu menempuh langkah yang rumit dan memakan waktu lama. Tapi itu dulu! Teknologi telah mempersingkat proses njelimet itu menjadi lebih efisien. Sekarang ada SIGAP, layanan keimigrasian Indonesia lewat WhatsApp.
Inisiatif yang dilakukan oleh Keimigrasian sebenarnya simpel: membuka kanal informasi terkait permohonan paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Jakarta Pusat melalui WhatsApp SIGAP yang diluncurkan pada 2019 lalu. Inovasi ini memungkinkan para pendaftar untuk mengecek status permohonan paspor, mengetahui tata cara pembayaran, persyaratan permohonan paspor, tata cara antrian pengambilan paspor, atau sekadar menyampaikan apresiasi dan aspirasi.
Bagaimana caranya? Sangat mudah! Para pemohon cukup mengirimkan pesan teks ke WhatsApp SIGAP di nomor +628118539333. Setelah itu pemohon akan mendapatkan balasan pesan berisi beberapa layanan menu informasi yang ingin diketahui.
Sam Fernando, Kasubbag Humas Direktorat Jenderal Imigrasi mengakui bahwa teknologi menjadi bagian penting bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari dan harapan yang kian meningkat untuk mempermudah pelayanan.
“Di dunia yang semakin terhubung, serta bersifat customer-centric, masyarakat berharap kebutuhan mereka dapat terpenuhi secara cepat dan efisien. Sebagai institusi yang mengemban fungsi pelayanan publik, kami sadar akan hal ini sehingga terus berupaya memanfaatkan teknologi dan menanamkan pola pikir yang berpusat pada konsumen untuk berinovasi dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat,” ujar Sam.
Sebelumnya, Ditjen Imigrasi juga telah menggunakan WhatsApp untuk mengurangi antrean di tempat. Pemohon hanya perlu melakukan reservasi dengan mengirim pesan melalui nomor WhatsApp, dan akan menerima pesan balasan yang berisi pemberitahuan nomor reservasi beserta waktu dan tanggal. Masih memanfaatkan teknologi, antrean online saat ini dapat dilakukan melalui aplikasi Layanan Paspor Online.
Upaya tersebut menunjukkan bagaimana transformasi digital telah mengubah cara berkomunikasi antara pemerintah dan masyarakat. Indeks Kepuasan Masyarakat untuk Layanan Publik,[1]yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi Republik Indonesia pada tahun 2018 mengungkap bahwa sebagian besar masyarakat memperoleh informasi mengenai pembuatan paspor melalui kanal-kanal digital Kantor Keimigrasian.
Penggunaan aplikasi terpopuler seperti WhatsApp dilihat sebagai salah satu pilihan terbaik untuk memperbaiki layanan di Keimigrasian.
“Para ahli IT kami sangat merekomendasikan WhatsApp di mana enkripsi ujung-ke-ujung yang diterapkan merupakan faktor utama mengapa kami memilih aplikasi ini untuk menjadi portal komunikasi kami dengan masyarakat lantaran informasi yang mereka bagikan merupakan data pribadi,” tambah Sam.
Penggunaan teknologi digital dalam pelayanan paspor memberikan manfaat positif kepada kedua pihak, baik Kemigrasian maupun publik.
Enkripsi ujung-ke-ujung (end-to-end encryption)WhatsApp memastikan bahwa hanya Anda dan orang yang berkomunikasi dengan Anda sajalah yang dapat membaca pesan yang telah dikirim, dan tidak ada orang lain di antara Anda, bahkan WhatsApp. Pesan Anda diamankan dengan kunci, dan hanya penerima pesan dan Anda saja yang memiliki sandi/kode khusus yang diperlukan untuk membuka kunci dan membaca pesan Anda.
Untuk keamanan tambahan, setiap pesan yang Anda kirim memiliki kunci yang unik. Semua hal ini terjadi secara otomatis: Anda tidak perlu mengaktifkan setelan/pengaturan tertentu atau menyiapkan bahasa chatrahasia untuk mengamankan pesan Anda.
Farhan Helmi adalah satu dari sekian masyarakat yang puas terhadap mudahnya pemerolehan informasi mengenai paspor melalui WhatsApp, tanpa khawatir data pribadinya tersebar maupun menghadapi balasan yang lama dari sistem.
“Hal-hal yang perlu saya lakukan di kantor Keimigrasian hanya menyerahkan dokumen yang diperlukan, pengambilan foto, dan mengambilnya saat sudah jadi,” tambah Farhan.
Dia menjelaskan pengalaman pertamanya dalam proses pengajuan pembuatan paspor dengan WhatsApp, mulai dari memahami syarat pengajuan, langkah per langkah untuk pembayaran, hingga melacak status pengajuannya.
Dari perspektif pemerintah, digitalisasi menawarkan peluang untuk memberikan pelayanan publik yang lebih baik, mulai dari meminimalkan proses birokrasi sampai menghindari praktik calo dan pungutan liar (Pungli).
Pada dasarnya, inisiatif ini dilakukan untuk mengubah rutinitas yang tidak diperlukan, di mana sangat identik dengan penggunaan kertas seperti mencetak formulir dan menggunakan uang tunai sebagai alat pembayaran, serta kehadiran calo sebagai perantara masyarakat dengan institusi pemerintah. (Icha)